Wat is ERP?

Definitie: ERP staat voor Enterprise Resource Planning: software die de kernprocessen van een organisatie, zoals financiën, inkoop, voorraad, productie, verkoop en personeel, in één systeem met een gedeelde database samenbrengt. Doordat alle afdelingen met dezelfde gegevens werken, verdwijnen losse lijstjes en dubbele invoer en ontstaat één actueel beeld van het bedrijf.

In het kort

• ERP is ontstaan uit MRP-systemen voor productieplanning in de jaren zestig. Volgens Oracle kreeg de softwarecategorie rond 1990 de naam Enterprise Resource Planning.
• Een ERP-systeem bestaat uit modules, zoals boekhouding, inkoop, voorraadbeheer, productie en CRM, die op dezelfde gegevens werken.
• Bekende ERP-systemen in Nederland zijn onder meer Exact Online, AFAS, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 en Odoo.
• Een ERP-implementatie is een flink traject. Volgens BridgeFund duurt een groter systeem 6 tot 12 maanden, inclusief training en datamigratie.

Wat is ERP?

Wat is ERP precies? De afkorting staat voor Enterprise Resource Planning, letterlijk de planning van de middelen van een onderneming. Met middelen worden geld, materialen, voorraad, machines, mensen en tijd bedoeld. Een ERP-systeem is de software die het gebruik van die middelen vastlegt, plant en zichtbaar maakt.

Het belangrijkste kenmerk van ERP is de gedeelde database. Zonder ERP heeft een bedrijf vaak een boekhoudpakket, een los voorraadbestand, een CRM, een planningsbord en een paar spreadsheets. Elke afdeling werkt met haar eigen gegevens, en wie een totaalbeeld wil, moet die bij elkaar zoeken. In een ERP-systeem registreert iedere afdeling in hetzelfde systeem. Een verkooporder past direct de voorraad aan, zet een inkoopvoorstel klaar als de voorraad te laag wordt en komt na levering als factuur in de boekhouding terecht.

Volgens MKB Servicedesk is het grootste voordeel dat je minder tijd kwijt bent aan het koppelen van informatie uit losse systemen, waardoor er minder fouten ontstaan en processen sneller verlopen.

ERP systeem betekenis: waar komt het vandaan?

De geschiedenis van ERP gaat terug tot de productie-industrie. Oracle beschrijft de belangrijkste stappen:

MRP staat voor Material Requirements Planning: software die berekende welke materialen een fabriek nodig had om een productieplanning uit te voeren. Door daar steeds meer bedrijfsprocessen aan toe te voegen, ontstond ERP. Dat verklaart waarom veel ERP-systemen nog altijd sterk zijn in voorraad, productie en inkoop.

Hoe werkt een ERP-systeem?

Een ERP-systeem werkt met modules die allemaal dezelfde centrale database gebruiken. Je kiest de modules die bij je bedrijf passen en richt ze in naar je processen.

Een eenvoudig voorbeeld van een orderproces in ERP:

1. Een klant plaatst een order, in de webshop of via een verkoper. De order komt in de verkoopmodule.
2. Het systeem controleert de voorraad. Is het product op voorraad, dan wordt het gereserveerd.
3. Is de voorraad te laag, dan maakt de inkoopmodule een inkoopvoorstel of de productiemodule een productieorder.
4. Het magazijn krijgt een pickopdracht en registreert de verzending.
5. De financiële module maakt de factuur en boekt de omzet en de betaling.
6. Management ziet in rapportages de omzet, marge, voorraadwaarde en openstaande posten, zonder dat iemand cijfers hoeft te verzamelen.

Elke stap gebruikt de gegevens van de vorige. Niemand hoeft een ordernummer, artikel of klantgegeven opnieuw in te typen.

Welke modules heeft een ERP-systeem?

Niet elk bedrijf heeft alle modules nodig. Volgens MKB Servicedesk bestaat ERP-software meestal uit standaardmodules die je samenstelt tot een configuratie die past bij de organisatie. CRM en supply chain management zijn daarbij soms onderdeel van het pakket en soms een externe applicatie die je koppelt.

Voorbeelden van ERP-systemen

Er zijn honderden ERP-leveranciers; Shopify spreekt van meer dan 250. In Nederland kom je vaak deze namen tegen, die BridgeFund als voorbeelden noemt:

• Exact Online, veel gebruikt door mkb-bedrijven en accountants.
• AFAS, sterk in financiën, HR en salarisadministratie.
• SAP Business One, de mkb-variant van SAP.
• Microsoft Dynamics 365, met verschillende varianten voor kleinere en grotere organisaties.
• Odoo, een modulair systeem met een open source basis.

Daarnaast zijn er branchespecifieke ERP-systemen, bijvoorbeeld voor de bouw, groothandel, installatietechniek of maakindustrie. MKB Servicedesk wijst erop dat de bouw andere eisen stelt dan het onderwijs, en dat een branchepakket daarom vaak beter aansluit dan een algemeen systeem.

On-premise, cloud of hybride?

Volgens Shopify, dat onderzoek van Panorama aanhaalt, koos in 2023 bijna 65% van de organisaties voor cloudsoftware in plaats van on-premise. Voor de meeste mkb-bedrijven is cloud ERP inmiddels het uitgangspunt.

Voor wie is ERP bedoeld?

ERP is niet alleen voor grote bedrijven. MKB Servicedesk maakt een grove indeling:

• Zelfstandigen en starters hebben meestal genoeg aan een eenvoudig pakket, vaak een boekhoudprogramma met enkele uitbreidingen.
• Bedrijven tot ongeveer 25 medewerkers zijn vaak geholpen met een cloudoplossing.
• Bedrijven tot ongeveer 250 medewerkers hebben meer functies nodig, zoals uitgebreide voorraad, productie of projecten.
• Grote organisaties hebben veel functies nodig en een systeem dat veel gebruikers tegelijk aankan.

Signalen dat een ERP-systeem zinvol wordt: je werkt met meerdere systemen die niet samenwerken, gegevens worden dubbel ingevoerd, niemand heeft een actueel overzicht van voorraad of orders, en het maandelijkse rapport kost dagen werk.

Wat kost een ERP-systeem?

De kosten lopen sterk uiteen. Volgens BridgeFund varieert de prijs van enkele tientjes per maand voor kleine cloudoplossingen tot duizenden euro’s per jaar voor uitgebreide systemen. Daarbij komen:

• Licentie of abonnement, vaak per gebruiker of per module.
• Implementatie, waaronder inrichting, het vastleggen van processen en het overzetten van gegevens.
• Koppelingen met bijvoorbeeld een webshop, bank, vervoerder of planningssoftware.
• Training van medewerkers.
• Onderhoud en updates, vooral bij on-premise systemen.

Implementaties vallen vaak duurder uit dan gepland. Shopify stelt dat de meeste ERP-implementaties drie tot vier keer het oorspronkelijke budget kosten, en noemt Leaseplan, dat bijna 100 miljoen dollar afschreef na een mislukte ERP-implementatie. Dat zijn uitschieters bij grote organisaties, maar het onderstreept dat de afbakening vooraf veel bepaalt.

Hoe kies je een ERP-systeem?

Een goede keuze begint niet bij de leverancier, maar bij je eigen processen. Deze stappen helpen:

1. Breng de belangrijkste processen in kaart, van offerte tot factuur en van inkoop tot levering. Noteer waar nu dubbel werk of fouten ontstaan.
2. Bepaal welke modules echt nodig zijn. Een handelsbedrijf heeft andere prioriteiten dan een installateur of een productiebedrijf.
3. Inventariseer de koppelingen, zoals webshop, bank, vervoerder, kassasysteem of planningssoftware. Controleer of het pakket daar een standaardkoppeling of API voor heeft.
4. Kijk naar branchepakketten. Een systeem dat voor jouw sector is gemaakt, vraagt vaak minder aanpassingen.
5. Vraag een demo met je eigen voorbeelden, niet met de standaarddemo van de leverancier.
6. Reken de totale kosten door over meerdere jaren: abonnement, implementatie, koppelingen, training en beheer.
7. Vraag referenties bij bedrijven van vergelijkbare omvang en in dezelfde branche.
8. Plan een gefaseerde invoering, met een duidelijke eigenaar binnen je eigen organisatie.

Valkuilen bij een ERP-implementatie

• Het pakket aanpassen aan elke oude gewoonte. Veel maatwerk in een ERP-pakket maakt updates duurder en lastiger.
• Onduidelijke eisen. Zonder helder beeld van de processen kies je een systeem op basis van een demo in plaats van je eigen werk.
• Datamigratie onderschatten. Oude gegevens zijn vaak vervuild of onvolledig. Opschonen kost tijd.
• Te weinig aandacht voor gebruikers. Een ERP-systeem werkt alleen als iedereen er consequent in registreert.
• Alles tegelijk willen. Gefaseerd invoeren, module voor module, verlaagt het risico.

ERP op maat: pakket, koppeling of eigen applicatie?

Bij ERP op maat denken mensen vaak aan een volledig zelfgebouwd ERP-systeem. Dat is zelden de beste route. Een standaard ERP-pakket bevat jaren aan ontwikkeling voor boekhouding, btw, voorraad en rapportage. Dat zelf nabouwen is duur en levert weinig op.

Wat wel vaak voorkomt, is maatwerk rondom een ERP-systeem:

Zo blijft het ERP-systeem de centrale bron van gegevens, en lost maatwerk alleen op wat het pakket niet kan.

Wat betekent dit voor jouw project?

Bij een nieuw idee onderzoek ik eerst of een bestaand pakket, een koppeling of maatwerk het beste past. Bij ERP is het antwoord vaak een combinatie. Ik kijk analytisch naar het proces: wat komt binnen, wie moet ermee verder en welke informatie heeft die persoon nodig? Daaruit blijkt of het ERP-systeem die informatie al heeft, of dat er een stap ontbreekt.

Een kleine applicatie met een afgebakend doel kan dan meer opleveren dan een groot traject. Leadooo, een kleine CRM-app die ik zelf heb gebouwd, bewaart leads en offertes en laat per dag zien welke vervolgacties er staan. Een status vertelt waar iets staat; een geplande actie vertelt wat er moet gebeuren. Dat onderscheid is ook bij een ERP-systeem nuttig, en een kleine eerste versie helpt om het proces in de praktijk te begrijpen.

Vraag? Mist je ERP-systeem een stap, of werken jullie nog met losse lijstjes ernaast? Stuur me welk proces het is, wie ermee werkt en welke systemen je gebruikt. Dan kijken we in ongeveer twintig minuten waar een logische eerste stap ligt. Lees ook meer over een maatwerk webapplicatie.

Veelgestelde vragen over ERP

Wat is ERP?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Het is software die bedrijfsprocessen zoals financiën, inkoop, voorraad, productie, verkoop en personeel in één systeem met een gedeelde database samenbrengt.

Wat is het verschil tussen ERP en een boekhoudpakket?

Een boekhoudpakket richt zich op de financiële administratie. Een ERP-systeem omvat ook andere processen, zoals inkoop, voorraad, productie en verkoop, en koppelt die aan de boekhouding zodat alle afdelingen met dezelfde gegevens werken.

Bestaat er ERP op maat?

Ja, maar een volledig zelfgebouwd ERP-systeem is zelden de beste keuze. Vaker wordt een standaard ERP-pakket ingericht en aangevuld met koppelingen of kleine maatwerkapplicaties voor processen die het pakket niet goed ondersteunt.

Verwante termen

Backoffice-systeem · Maatwerk software · API-koppeling · Build vs buy · Datamigratie · Bedrijfsapplicatie