Definitie: Een backoffice-systeem is software voor de interne kant van een organisatie: de processen die klanten niet zien, maar die nodig zijn om de dienstverlening te laten draaien. Denk aan orderverwerking, administratie, planning, voorraadbeheer, klantgegevens en rapportages.
In het kort
- De backoffice is het deel van een organisatie dat niet direct met klanten werkt; de frontoffice is de kant die wel met klanten in contact staat.
- Backoffice-software kan een standaardpakket zijn, zoals een ERP- of boekhoudsysteem, of een eigen applicatie op maat.
- Een goed backoffice-systeem brengt gegevens samen, voorkomt overtypen en maakt zichtbaar wat er moet gebeuren.
- Bij webshops en platforms is de backoffice vaak de beheeromgeving waarin bestellingen, producten en klanten worden beheerd.
Wat is een backoffice?
In elke organisatie zijn er twee kanten. De frontoffice is waar klanten mee te maken hebben: de website, de winkel, de verkoper, de klantenservice. De backoffice is alles daarachter: het verwerken van orders, het inplannen van werk, het bijhouden van voorraad, het versturen van facturen en het maken van rapportages.
Een backoffice-systeem is de software die dat werk ondersteunt. Soms is dat één groot pakket, soms een verzameling losse systemen die met elkaar zijn verbonden, en soms nog een combinatie van spreadsheets en mail.
Voorbeelden van backoffice-taken
| Taak | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Orderverwerking | Bestellingen controleren, klaarzetten en doorzetten naar levering |
| Planning | Mensen, middelen en opdrachten inplannen |
| Voorraadbeheer | Voorraad bijhouden, bijbestellen en tellen |
| Administratie | Facturen versturen, betalingen verwerken, boekhouding bijwerken |
| Klantbeheer | Klantgegevens, contracten en afspraken bijhouden |
| Inkoop | Bestellingen bij leveranciers plaatsen en ontvangen goederen controleren |
| Personeelszaken | Roosters, verlof en urenregistratie |
| Rapportage | Overzichten van omzet, doorlooptijden en prestaties |
Frontoffice en backoffice naast elkaar
| Frontoffice | Backoffice | |
|---|---|---|
| Gebruikers | Klanten en klantgerichte medewerkers | Interne medewerkers |
| Voorbeelden | Website, webshop, klantportaal, klantenservice | Orderbeheer, planning, administratie |
| Doel | Contact, verkoop en service | Uitvoering, verwerking en controle |
| Wat telt | Gebruiksgemak voor klanten | Efficiëntie, betrouwbaarheid en overzicht |
De twee kanten moeten goed op elkaar aansluiten. Een bestelling in de webshop is pas waardevol als hij in de backoffice zonder overtypen wordt verwerkt. Een vraag van een klant is pas goed te beantwoorden als de klantenservice kan zien wat er in de backoffice gebeurt.
Soorten backoffice-software
- ERP-systemen zoals Exact, AFAS, SAP of Microsoft Dynamics, die veel processen in één pakket samenbrengen.
- Boekhoudsoftware voor facturen, betalingen en de administratie.
- CRM-systemen voor klantgegevens, contactmomenten en verkoopkansen.
- Planningssoftware voor roosters, opdrachten en middelen.
- Webshop-beheeromgevingen voor producten, bestellingen en klanten.
- Maatwerk backoffice-applicaties die zijn gebouwd voor een specifiek proces dat in standaardpakketten niet goed past.
Standaardpakket of maatwerk?
Voor veel processen is een standaardpakket de logische keuze. Boekhouding, salarisadministratie en algemene CRM-functies zijn bij veel bedrijven vergelijkbaar, en pakketten worden door de leverancier onderhouden en bijgewerkt.
Maatwerk wordt interessant als:
- Je proces afwijkt van wat standaardpakketten bieden, en dat proces juist je onderscheidend vermogen is.
- Je met meerdere pakketten werkt en er nog veel handwerk zit tussen die systemen.
- Medewerkers werken met spreadsheets naast het pakket, omdat het pakket niet past.
- Je een eigen scherm nodig hebt dat informatie uit verschillende systemen samenbrengt voor één taak.
Vaak is de beste oplossing een combinatie: standaardpakketten voor de basis, en een kleine maatwerkapplicatie of koppeling voor het deel dat specifiek is.
Signalen dat je backoffice beter kan
- Overtypen. Bestellingen uit de webshop of aanvragen uit mail worden met de hand in een ander systeem gezet.
- Zoeken. Medewerkers besteden tijd aan het vinden van de actuele status van een order of klant.
- Spreadsheets naast het systeem. Er zijn lijsten die bijhouden wat het pakket niet bijhoudt.
- Afhankelijkheid van één persoon. Alleen een bepaalde collega weet hoe een proces precies loopt.
- Fouten bij overdracht. Tussen afdelingen of systemen gaat informatie verloren.
- Geen overzicht. Leidinggevenden weten pas aan het eind van de maand hoe het ervoor staat.
Backoffice bij een webshop of platform
Bij een webshop, marktplaats of SaaS-product wordt met de backoffice vaak de beheeromgeving bedoeld: het deel van de applicatie waar medewerkers bestellingen bekijken, producten en prijzen aanpassen, klanten beheren, retouren verwerken en rapportages bekijken. Klanten zien die omgeving nooit, maar voor het team is het de plek waar het dagelijkse werk gebeurt. Bij het bouwen van een platform wordt de backoffice soms onderschat, terwijl een onhandige beheeromgeving elke dag tijd kost.
Kenmerken van een goed backoffice-systeem
- Eén bron per gegeven, zodat iedereen met dezelfde informatie werkt.
- Duidelijke statussen, zodat zichtbaar is waar iets staat.
- Rollen en rechten, zodat medewerkers zien wat ze nodig hebben.
- Koppelingen met de frontoffice en andere systemen, zodat er niets wordt overgetypt.
- Overzicht van wat aandacht vraagt, zoals achterstallige orders of verlopen afspraken.
- Logging, zodat je kunt terugzien wie wat heeft gedaan.
- Rapportages die helpen beslissingen te nemen.
Wat kost een backoffice-systeem?
Bij standaardpakketten betaal je meestal een abonnement per gebruiker per maand, plus eenmalige kosten voor inrichting, migratie en training. Bij maatwerk betaal je voor de bouw en daarna voor beheer en doorontwikkeling. Marktoverzichten, zoals dat van Lunidev, noemen voor een eenvoudige webapplicatie bedragen vanaf ongeveer € 5.000 tot € 15.000 en voor een gemiddelde applicatie € 15.000 tot € 35.000, met jaarlijks 10 tot 20 procent voor onderhoud. Een koppeling tussen bestaande systemen is vaak goedkoper dan een nieuw systeem en lost een deel van het handwerk al op.
Hoe pak je een nieuw backoffice-systeem aan?
- Breng het huidige proces in kaart, met alle systemen, spreadsheets en overdrachten.
- Zoek de knelpunten: waar wordt overgetypt, gezocht of gewacht?
- Bepaal wat standaard is en wat specifiek is voor jouw organisatie.
- Onderzoek pakketten voor het standaarddeel.
- Bepaal of maatwerk of een koppeling nodig is voor het specifieke deel.
- Begin klein, met het proces dat de meeste tijd kost, en breid daarna uit.
Wat betekent dit voor jouw project?
Bij TaskZen, een klant- en werkomgeving met klantberichten, een websiteleadwidget met opslag en opvolging en rapportage, staan drie vragen centraal: wie ziet een bericht, wie moet reageren en wat vraagt aandacht? Dat zijn precies de vragen die een backoffice moet beantwoorden.
Leadooo, mijn eigen kleine CRM-app, heeft een overzicht van wat vandaag aandacht vraagt, met vervolgacties en herinneringen. Daar zie je een belangrijk principe: een status vertelt waar iets staat, een geplande actie vertelt wat er moet gebeuren. Een backoffice wordt pas echt bruikbaar als beide zichtbaar zijn.
Wordt er in jullie backoffice nog veel overgetypt of gezocht? Stuur me hoe het nu gaat en wie ermee werkt. Dan kijken we in ongeveer twintig minuten waar een logische eerste stap ligt.
Veelgestelde vragen over backoffice-systemen
Wat is een backoffice?
De backoffice is het deel van een organisatie dat niet direct met klanten werkt, maar de processen uitvoert die nodig zijn voor de dienstverlening, zoals orderverwerking, planning, administratie en voorraadbeheer.
Wat is backoffice software?
Backoffice software is software die de interne processen van een organisatie ondersteunt, zoals een ERP-systeem, boekhoudpakket, planningssysteem of een maatwerkapplicatie voor een specifiek proces.
Wat is het verschil tussen frontoffice en backoffice?
De frontoffice is de kant van een organisatie die met klanten in contact staat, zoals de website en klantenservice. De backoffice verwerkt daarachter de orders, planning en administratie.
Verwante termen
Interne tool · Bedrijfsapplicatie · Dashboard · Maatwerk software · API-koppeling · Workflow-automatisering
← Terug naar de kennisbank