Wat is datamigratie?

Definitie: Datamigratie is het overzetten van gegevens van het ene systeem, formaat of opslaglocatie naar een ander, bijvoorbeeld bij de overstap naar nieuwe software, een andere database of de cloud. Een goede migratie zorgt ervoor dat de gegevens volledig, juist en bruikbaar aankomen.

In het kort

• Datamigratie is nodig bij de vervanging van software, het samenvoegen van systemen, een overstap naar de cloud of een nieuwe database.
• Een migratie bestaat uit analyseren, opschonen, mappen, testen, overzetten en controleren.
• De grootste risico’s zijn verlies van gegevens, verkeerd overgezette velden en onverwachte stilstand.
• Een migratie is vaak een goed moment om verouderde en dubbele gegevens op te ruimen.

Wat is datamigratie?

Bij datamigratie verhuis je gegevens. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk zijn de oude en nieuwe systemen zelden gelijk opgebouwd. Een klant heet in het ene systeem “relatie” en in het andere “account”. Een adres staat in het oude systeem in één veld en moet in het nieuwe systeem worden opgesplitst in straat, huisnummer, postcode en plaats. Statussen hebben andere namen, en sommige gegevens bestaan in het nieuwe systeem niet.

Datamigratie gaat daarom niet alleen over het kopiëren van bestanden, maar over het vertalen van gegevens naar een nieuwe structuur, zonder dat er informatie verloren gaat of verkeerd terechtkomt.

Soorten datamigratie

Stappenplan voor een datamigratie

1. Inventariseren. Welke gegevens zijn er, in welke systemen, en welke zijn nodig in het nieuwe systeem?
2. Analyseren en opschonen. Zoek dubbele, verouderde, onvolledige of foutieve gegevens en besluit wat je meeneemt.
3. Mappen. Leg per veld vast waar het in het nieuwe systeem terechtkomt en welke omzetting nodig is.
4. Proefmigratie. Zet een deel van de gegevens over naar een testomgeving.
5. Controleren. Vergelijk aantallen, totalen en steekproeven. Laat gebruikers controleren of ze hun gegevens herkennen.
6. Bijstellen en de proef herhalen tot het resultaat klopt.
7. Definitieve migratie, op een moment met zo min mogelijk verstoring.
8. Nacontrole en het oude systeem een periode alleen-lezen beschikbaar houden.

Big bang of gefaseerd?

Er zijn twee hoofdstrategieën. Bij een big bang-migratie zet je alle gegevens in één keer over, meestal in een weekend of buiten kantoortijd. Daarna werkt iedereen in het nieuwe systeem. Dat is overzichtelijk, maar als er iets misgaat, raakt het iedereen tegelijk. Bij een gefaseerde migratie zet je de gegevens in delen over, bijvoorbeeld per afdeling, vestiging of soort gegevens. Dat verlaagt het risico, maar oude en nieuwe systemen draaien dan een tijd naast elkaar, wat dubbel werk of synchronisatie vraagt. Welke aanpak past, hangt af van de omvang, de samenhang tussen gegevens en hoeveel stilstand acceptabel is.

Risico’s bij datamigratie

• Gegevensverlies. Velden of records die niet worden meegenomen.
• Verkeerde omzetting. Datums, bedragen of statussen die anders worden geïnterpreteerd.
• Stilstand. Een migratie die langer duurt dan gepland, terwijl het oude systeem al is uitgezet.
• Ontbrekende koppelingen. Relaties tussen gegevens, zoals welke factuur bij welke klant hoort, die verloren gaan.
• Privacy. Persoonsgegevens die tijdens de migratie onbeschermd worden opgeslagen of gedeeld.
• Vergeten historie. Oude gegevens die je om wettelijke of praktische redenen moet kunnen raadplegen.

Tips voor een geslaagde migratie

• Begin vroeg. Datamigratie wordt vaak onderschat en pas aan het eind van een project opgepakt, terwijl het opschonen en mappen veel tijd kost.
• Betrek de gebruikers. Zij weten welke gegevens belangrijk zijn en herkennen fouten het snelst.
• Ruim eerst op. Migreer geen rommel naar een nieuw systeem.
• Test met echte gegevens in een veilige testomgeving.
• Spreek een terugvalplan af voor het geval de migratie misgaat.
• Leg alles vast: de mapping, de keuzes en de controles.
• Plan de overgang voor gebruikers. Vertel wanneer het oude systeem op alleen-lezen gaat en waar ze vanaf welk moment werken.

Wat betekent dit voor jouw project?

Als ik naar een proces kijk, vraag ik wat er binnenkomt, wie ermee verder moet en welke informatie die persoon nodig heeft. Bij een migratie is dat de basis voor de keuze welke gegevens mee moeten en in welke vorm. Niet alles wat in een oud systeem staat, is in het nieuwe systeem nog nodig.

In de blauwdruk leg ik afhankelijkheden vast. Bestaande gegevens zijn een van de belangrijkste daarvan: een nieuwe applicatie wordt pas bruikbaar als de gegevens waar mensen mee werken op de juiste plek staan.

Ga je over naar nieuwe software en wil je zeker weten dat je gegevens goed meekomen? Stuur me welke systemen het zijn en wie met de gegevens werkt. Dan bepalen we samen de logische eerste stap.

Veelgestelde vragen over datamigratie

Wat is datamigratie?

Datamigratie is het overzetten van gegevens van het ene systeem, formaat of opslaglocatie naar een ander, bijvoorbeeld bij de overstap naar nieuwe software of de cloud. Een goede migratie zorgt dat de gegevens volledig en juist aankomen.

Hoe lang duurt een datamigratie?

Dat hangt af van de hoeveelheid gegevens, de verschillen tussen de systemen en de kwaliteit van de gegevens. Een eenvoudige migratie kan in dagen, een complexe migratie met veel systemen kost weken tot maanden, inclusief voorbereiding en testen.

Wat is het verschil tussen datamigratie en data-integratie?

Bij datamigratie zet je gegevens eenmalig over naar een nieuw systeem. Bij data-integratie wissel je doorlopend gegevens uit tussen systemen die naast elkaar blijven bestaan, bijvoorbeeld via een koppeling.

Verwante termen

API-koppeling · Vendor lock-in · Technische schuld · Maatwerk software · Privacy by design · Build vs buy