Definitie: Total Cost of Ownership (TCO) is het totaal van alle kosten die een product, systeem of stuk software over de volledige gebruiksduur veroorzaakt, van aanschaf tot uitfasering. Met TCO vergelijk je opties op hun werkelijke kosten in plaats van alleen op de aanschafprijs.
In het kort
- TCO telt naast de aanschaf ook implementatie, gebruik, onderhoud, ondersteuning, training en het afbouwen of vervangen van een systeem mee.
- Het begrip werd in 1987 populair gemaakt door Gartner, vooral voor de kosten van IT en computers.
- Een veelgebruikte formule is: aanschaf plus gebruikskosten plus onderhoud plus verwijderingskosten plus verborgen kosten, min een eventuele restwaarde.
- Bij software zitten de grootste verrassingen vaak in verborgen kosten, zoals omwegen, ongebruikte licenties en de tijd die je team kwijt is.
Wat is total cost of ownership?
Total cost of ownership is een manier van rekenen waarbij je kijkt naar alles wat een keuze je kost zolang je ermee werkt. De aanschafprijs is daarvan maar één deel. Wie een bedrijfswagen leaset, betaalt ook brandstof, verzekering en onderhoud. Wie software afneemt, betaalt ook voor inrichting, koppelingen, training, beheer en uiteindelijk een overstap.
De term komt uit de inkoop en de IT. Volgens Wikipedia maakte de Gartner Group de TCO-analyse in 1987 populair, al gaan de wortels van het idee terug tot het begin van de twintigste eeuw. In het Nederlands spreek je ook wel van totale eigendomskosten of totale gebruikskosten.
Uit welke kosten bestaat de TCO?
Kaizen deelt de TCO op in vijf groepen. Voor software zien die er zo uit:
| Kostengroep | Wat eronder valt bij software |
|---|---|
| Aanschaf | Licentie of bouwkosten, implementatie, inrichting, eerste training |
| Gebruik | Abonnement per gebruiker, hosting, opslag, externe diensten en API-kosten |
| Onderhoud | Updates, beveiligingspatches, foutoplossing, aanpassingen aan nieuwe wetgeving |
| Afbouw | Gegevens exporteren, migreren naar een nieuw systeem, oude omgeving opzeggen |
| Verborgen kosten | Stilstand, productiviteitsverlies, ondersteuningsvragen, ongebruikte licenties, omwegen buiten het systeem |
Wikipedia noemt voor IT daarnaast installatie en integratie, migratie, back-up en herstel, beveiliging, personeel en het uit gebruik nemen van systemen. Die posten worden bij een eerste offerte vaak niet meegenomen, terwijl ze over een paar jaar een groot deel van het totaal kunnen vormen.
Hoe bereken je de TCO?
De basisformule is eenvoudig:
TCO = aanschafkosten + gebruikskosten + onderhoudskosten + afbouwkosten + verborgen kosten − restwaarde
Het werk zit in een eerlijke schatting per post. Een praktische aanpak:
- Kies de periode. Voor software is drie tot vijf jaar gebruikelijk, omdat technologie en wensen daarna vaak veranderen.
- Maak een lijst van kostenposten met de tabel hierboven als checklist.
- Schat per jaar. Sommige kosten komen één keer, andere elk jaar terug of groeien mee met het aantal gebruikers.
- Reken interne tijd mee. Uren van je eigen team voor beheer, testen en ondersteuning zijn ook kosten.
- Tel op en deel door de periode. Zo zie je wat een optie gemiddeld per jaar kost.
- Vergelijk de opties op hetzelfde rekenmodel. Pas dan zie je welke keuze werkelijk voordeliger is.
Bij grotere investeringen rekenen financiële afdelingen toekomstige kosten terug naar de waarde van vandaag met een discontovoet. Volgens Kaizen maakt dat alternatieven met een verschillende looptijd beter vergelijkbaar.
Een rekenvoorbeeld
WalkMe geeft een eenvoudig voorbeeld: een systeem kost 10.000 aan aanschaf en daarna 2.000 per jaar aan gebruik en onderhoud. Na vijf jaar heeft het nog een restwaarde van 1.000.
| Post | Bedrag |
|---|---|
| Aanschaf | 10.000 |
| Gebruik en onderhoud, 5 jaar × 2.000 | 10.000 |
| Restwaarde | − 1.000 |
| TCO over 5 jaar | 19.000 |
| Gemiddeld per jaar | 3.800 |
De aanschafprijs is hier ongeveer de helft van de totale kosten.
Welke kosten worden vaak vergeten?
- Implementatie en inrichting. Het pakket instellen, gegevens overzetten en processen aanpassen kost tijd.
- Koppelingen. Een koppeling met je boekhouding of CRM moet gebouwd en onderhouden worden.
- Training en inwerken. Elke nieuwe medewerker moet het systeem leren gebruiken.
- Ongebruikte licenties. Je betaalt voor gebruikers of functies die niemand meer gebruikt.
- Omwegen. Wat het systeem niet kan, gebeurt in een spreadsheet of per mail. Die uren zie je niet op een factuur.
- Onderhoud bij maatwerk. Innowise adviseert om jaarlijks vijftien tot twintig procent van de oorspronkelijke bouwkosten te reserveren voor updates, foutoplossing en kleine verbeteringen.
WalkMe verwijst naar Gartner-onderzoek waaruit blijkt dat bedrijven die alleen op de prijs letten hun totale kosten met 15 tot 20 procent zien stijgen zodra verborgen kosten meetellen.
TCO, ROI en aanschafprijs: wat is het verschil?
| Begrip | Vraag die het beantwoordt | Wat je ermee doet |
|---|---|---|
| Aanschafprijs | Wat betaal ik nu? | Budget voor de start bepalen |
| TCO | Wat kost dit in totaal over de gebruiksduur? | Opties eerlijk vergelijken |
| ROI | Wat levert het op ten opzichte van wat het kost? | Bepalen of de investering zinvol is |
| Terugverdientijd | Hoe snel heb ik de investering terug? | Risico van de investering inschatten |
TCO zegt dus alleen iets over kosten. Een duurdere optie kan de betere keuze zijn als die meer oplevert of minder handwerk vraagt. Kaizen rekent bijvoorbeeld voor dat een systeem van 100.000 dat 20.000 per jaar bespaart, in vijf jaar is terugverdiend. Dat is een ROI-vraag; de TCO is de kostenkant ervan.
Wat betekent dit voor jouw project?
Ik wil vooraf duidelijk hebben wat we met een eerste versie bedoelen. Dat helpt ook bij de kosten: als de afbakening helder is, kun je beter inschatten wat bouwen, beheren en later uitbreiden betekent. In de betaalde blauwdruk leg ik daarom niet alleen de schermen en de eerste versie vast, maar ook de afhankelijkheden, zoals koppelingen en externe diensten.
Bij een nieuwe vraag onderzoek ik eerst of een bestaand pakket, een koppeling of maatwerk past. Een TCO-blik maakt die vergelijking eerlijker. Een pakket met een laag maandbedrag kan duur uitvallen als je team er dagelijks omheen moet werken. Maatwerk kan duur zijn als het een probleem oplost dat een standaardpakket al prima dekt.
Vraag? Wil je weten welke kosten bij jouw situatie horen? Stuur me hoe het proces nu loopt, welke software je gebruikt en wie ermee werkt. Dan bepalen we samen de logische eerste stap. Lees ook hoe ik een maatwerk webapplicatie aanpak.
Veelgestelde vragen over total cost of ownership
Wat betekent total cost of ownership?
Total cost of ownership betekent de totale kosten van een product of systeem over de hele gebruiksduur. Naast de aanschaf tellen ook gebruik, onderhoud, ondersteuning, verborgen kosten en de afbouw aan het eind mee.
Hoe bereken je de TCO van software?
Je telt over een vaste periode, meestal drie tot vijf jaar, de aanschaf- of bouwkosten, abonnementen, hosting, onderhoud, training, koppelingen, interne uren en overstapkosten bij elkaar op. Daarna vergelijk je opties op hetzelfde rekenmodel.
Wat is het verschil tussen TCO en ROI?
TCO brengt alleen de totale kosten van een keuze in beeld. ROI zet die kosten af tegen de opbrengst, zoals bespaarde tijd of extra omzet, en laat zien of een investering zich terugbetaalt.
Verwante termen
Build vs buy · Standaardsoftware · Licentiekosten · ROI · Doorontwikkeling en onderhoud · Vendor lock-in · Uurtarief developer
← Terug naar de kennisbank