Wat is standaardsoftware?

Definitie: Standaardsoftware is software die een leverancier één keer ontwikkelt en vervolgens aan veel organisaties levert, met dezelfde basisfuncties voor iedere klant. Je neemt het pakket af via een licentie of abonnement en richt het in met de instellingen die de leverancier aanbiedt.

In het kort

• Standaardsoftware wordt ook pakketsoftware of off-the-shelf software genoemd. Bekende voorbeelden zijn boekhoudpakketten, CRM-systemen, ERP-pakketten en kantoorsoftware.
• De ontwikkelkosten worden over veel klanten verdeeld. Daardoor zijn de instapkosten meestal lager dan bij maatwerk en kun je snel starten.
• Je past je werkwijze deels aan het pakket aan. Instellen binnen de mogelijkheden van de leverancier is iets anders dan het pakket laten ombouwen.
• Steeds meer standaardsoftware wordt als SaaS geleverd: je betaalt per maand of per gebruiker, en updates, beveiliging en back-ups zitten in het abonnement.

Wat is standaardsoftware precies?

Standaardsoftware is gemaakt voor een probleem dat veel organisaties op een vergelijkbare manier hebben. Denk aan facturen versturen, uren registreren, leden beheren of e-mail verzenden. De leverancier kiest één manier van werken die voor de meeste klanten goed genoeg is, bouwt die in de software en blijft het product doorontwikkelen.

Het tegenovergestelde is maatwerk: software die speciaal voor één organisatie wordt gebouwd. In de praktijk is de grens minder scherp. Veel pakketten bieden instellingen, modules, koppelingen en soms een eigen scripttaal, waarmee je het pakket verder op je organisatie afstemt. Een columnist van Computable stelde al in 2012 dat een zuivere standaardoplossing zelden voorkomt en dat het eindresultaat vaak een combinatie is.

Soorten standaardsoftware

Standaardsoftware is er in verschillende vormen. Twee indelingen helpen om het aanbod te begrijpen.

Verticale pakketten sluiten vaak beter aan op de processen in een branche, omdat de leverancier zich op één soort klant richt.

Instellen, uitbreiden of ombouwen?

Niet elke aanpassing aan standaardsoftware is hetzelfde. Het verschil bepaalt hoeveel je later betaalt bij updates.

Volgens Consultancy.nl leidt afwijken van de standaard tot technische schuld, hogere kosten en moeite met het doorvoeren van updates. Juist updates bevatten vaak beveiligingsverbeteringen die snel moeten worden uitgerold. Een vuistregel die daaruit volgt: configureer zoveel mogelijk, breid uit via officiële koppelingen en wees terughoudend met ombouwen.

Voordelen van standaardsoftware

• Snel beschikbaar. Je kunt vaak binnen dagen of weken aan de slag.
• Lagere instapkosten. De ontwikkeling is al betaald door de klantenbasis van de leverancier.
• Doorontwikkeling. De leverancier voegt functies toe en lost fouten op.
• Beveiliging en wetgeving. Bij SaaS regelt de leverancier updates, en een pakket wordt vaak aangepast aan nieuwe regels, zoals btw-wijzigingen.
• Bewezen werking. Andere organisaties gebruiken het al, dus je kunt referenties en reviews raadplegen.

Nadelen van standaardsoftware

• Je past je proces aan het pakket aan. Wat het pakket niet ondersteunt, los je op met een omweg of buiten het systeem.
• Functies die je niet nodig hebt. Je betaalt mee voor een breed product en krijgt schermen en opties die je team niet gebruikt.
• Afhankelijkheid van de leverancier. Prijswijzigingen, het stoppen van functies of een overname heb je niet in de hand. Congressus noemt het risico op vendor lock-in en een lastige overstap.
• Kosten groeien mee. Bij prijzen per gebruiker stijgen de kosten met elk nieuw teamlid.

Voorbeelden van standaardsoftware

Congressus noemt ledenadministratie, debiteurenbeheer en een verenigingswebsite als onderdelen die meestal goed met standaardsoftware op te lossen zijn. Maatwerk ziet die bron vooral als optie voor kritische processen waar een pakket niet in voorziet.

Hoe kies je goed standaardsoftware?

1. Beschrijf het proces, niet de functielijst. Wat komt binnen, wie pakt het op en wat moet eruit komen?
2. Bepaal de harde eisen. Welke drie of vier dingen moeten echt werken, zoals een koppeling met je boekhouding of rechten per rol?
3. Maak een shortlist van twee tot vier pakketten, inclusief een verticaal pakket voor je branche als dat bestaat.
4. Test met je eigen gegevens. Gebruik een proefperiode en speel een echte werkdag na met de mensen die het gaan gebruiken.
5. Kijk naar de totale kosten. Licenties, implementatie, koppelingen, training en de prijs bij groei samen geven een eerlijker beeld dan alleen het maandbedrag.
6. Controleer de exit. Kun je je gegevens in een bruikbaar formaat exporteren als je later wilt overstappen?

Wanneer schiet standaardsoftware tekort?

Standaardsoftware past goed bij processen die bij veel bedrijven hetzelfde verlopen. Het wordt lastiger als een proces je onderscheidt van concurrenten, als je veel omwegen nodig hebt of als je gegevens steeds tussen pakketten heen en weer kopieert. Dan is een koppeling of een kleine maatwerktool naast het pakket vaak een logische tussenstap. De afweging tussen kopen en bouwen lees je in het artikel over build vs buy.

Wat betekent dit voor jouw project?

Bij een nieuwe vraag onderzoek ik eerst of een bestaand pakket, een koppeling of maatwerk het beste past. Standaardsoftware is daarin vaak de eerste optie die ik bekijk. Als een goed pakket het werk doet, is dat meestal sneller en goedkoper dan iets nieuws bouwen.

Ik kijk daarvoor naar het proces zelf: wat komt binnen, wie moet ermee verder en welke informatie heeft die persoon nodig? Als dat duidelijk is, zie je snel of een pakket aansluit of dat er een stuk overblijft dat nergens past. Dat overgebleven stuk is soms klein genoeg voor een eenvoudige koppeling, en soms reden voor een afgebakende eerste versie op maat.

Vraag? Twijfel je of een pakket jouw proces dekt? Stuur me hoe het nu gaat, welke software je al gebruikt en wie ermee werkt. Dan kijken we in ongeveer twintig minuten waar een logische eerste stap ligt. Lees meer over een webapplicatie laten maken.

Veelgestelde vragen over standaardsoftware

Wat is het verschil tussen standaardsoftware en maatwerk?

Standaardsoftware wordt één keer gebouwd en aan veel organisaties geleverd, waarbij je het pakket instelt binnen de mogelijkheden van de leverancier. Maatwerk wordt speciaal voor één organisatie ontwikkeld en sluit aan op haar eigen proces, met hogere startkosten.

Wat zijn de voordelen en nadelen van standaard software?

Voordelen zijn snelle beschikbaarheid, lagere instapkosten, doorontwikkeling door de leverancier en bewezen werking. Nadelen zijn dat je je proces aan het pakket aanpast, betaalt voor functies die je niet gebruikt en afhankelijk bent van de leverancier.

Kun je standaardsoftware aanpassen?

Ja, de meeste pakketten kun je configureren met instellingen en uitbreiden met modules of koppelingen. Het pakket zelf laten ombouwen kan ook, maar dat maakt updates lastiger en duurder.

Verwante termen

Maatwerk software · Build vs buy · SaaS · Vendor lock-in · API-koppeling · Technische schuld