Een automatische melding is bruikbaarder als je direct kunt zien waar die op gebaseerd is. Google Chat geeft apps daar nu twee manieren voor.
Een automatische melding in je teamchat zegt dat een aanvraag is vertraagd. Dan wil je weten welke aanvraag het is en waar je de status kunt controleren. Sinds 3 november kunnen apps via de Google Chat API bronverwijzingen toevoegen aan tekstberichten. Google heeft de functie algemeen beschikbaar gemaakt. Bekijk de release notes van Google Workspace.
Wat is er nieuw in Google Chat?
Een app kan een bron koppelen aan een stukje tekst. Google Chat toont dan een kaartje bij die passage wanneer je er met de aanwijzer overheen gaat. De app kan ook een lijst met bronnen onder het bericht zetten. Volgens de technische documentatie van Google werkt dit voor tekstberichten die een app via de Chat API aanmaakt, los van een directe reactie op een gebruikersactie. De app moet het bericht opmaken met Markdown en de brongegevens meesturen.
Dat past bijvoorbeeld bij een periodieke samenvatting of een melding zodra een status wijzigt. Laat je een ontwikkelaar meekijken, vraag dan hoe de berichten nu worden verstuurd. De aankondiging gaat over de Chat API. Als je een standaardkoppeling of automatiseringsplatform gebruikt, bepaalt die koppeling welke berichtvelden je kunt meegeven.
Laat de melding verwijzen naar de plek waar je verder kunt
Stel dat je elke ochtend een bericht krijgt met aanvragen die nog op antwoord wachten. Een totaal is handig voor het overzicht. Voor de opvolging heb je vooral iets aan een verwijzing naar de aanvraag waar jij verantwoordelijk voor bent. Zet die bij de betreffende regel. Voor een samenvatting met één gedeelde bron, zoals een planningsoverzicht, kan een verwijzing onderaan voldoende zijn.
Mijn advies is om te beginnen met één soort melding waar nu vaak een vraag op volgt. Bepaal samen welke bron die vraag beantwoordt. Is het een losse aanvraag, een regel uit de planning of een rapport met een peildatum? Neem bij voorkeur de link uit het systeem waar de status wordt bijgehouden. In de case over TaskZen zie je hoe taken, berichten en rapportages samenkomen. Dezelfde ontwerpvraag speelt hier: waar kan iemand na het lezen van de melding de volgende stap zetten?
Een bron maakt controle makkelijker
Als je een webapplicatie met AI bouwt zou ik het systeem de bron laten vastleggen op het moment dat het de gegevens ophaalt. Laat de tekstgenerator vervolgens verwijzen naar de opgehaalde records. Daarmee heeft een collega iets concreets om na te kijken als de samenvatting vreemd klinkt. Die collega moet nog steeds kunnen beoordelen of de tekst de bron goed weergeeft. Als er geen bron beschikbaar is, kan de melding dat gewoon zeggen.
Test ook met een normaal teamaccount. Een link kan voor de bouwer werken terwijl een collega de pagina niet kan openen. En als de samenvatting gevoelige details bevat, moet ook de doelgroep van het chatbericht kloppen. Een link naar een besloten systeem houdt de tekst van het bericht zelf immers niet besloten voor leden van die chatruimte.
Begin met een bericht dat je team al gebruikt
Pak een melding uit de afgelopen week en laat iemand anders ermee werken. Kan diegene meteen aanwijzen om welke aanvraag het gaat, de bron openen en zien wat er moet gebeuren? Als dat lukt, heb je een bruikbaar patroon voor vergelijkbare meldingen. Moet iemand nog steeds zoeken, kijk dan eerst of de verwijzing naar het juiste record gaat. Daar zit vaak de tijdwinst.