Definitie: Kanban is een methode om werk zichtbaar te maken en de doorstroom ervan te verbeteren, met een bord waarop taken als kaarten door kolommen schuiven die de stappen van het proces weergeven. Door het aantal taken per stap te beperken, rondt een team eerst lopend werk af voordat het nieuw werk oppakt.
In het kort
- Kanban ontstond eind jaren veertig bij Toyota, waar ingenieur Taiichi Ohno het ontwikkelde als onderdeel van het Toyota Production System.
- Het woord komt uit het Japans en betekent ongeveer signaalkaart of visueel bord.
- De kern bestaat uit een kanbanbord, kaarten, limieten voor werk in uitvoering (WIP-limieten) en het pull-principe: je pakt nieuw werk pas op als er ruimte is.
- Anders dan Scrum kent Kanban geen sprints of vaste rollen; het werk stroomt continu door.
Wat is kanban?
Kanban is een manier van werken waarin je het werk van een team op één plek zichtbaar maakt. Op een bord staan kolommen voor de stappen in een proces, bijvoorbeeld te doen, bezig en klaar. Elke taak is een kaart die van links naar rechts over het bord schuift. Iedereen ziet in één oogopslag wat er speelt, wat vastloopt en wat bijna af is.
Het tweede kenmerk is dat je bewust beperkt hoeveel werk er tegelijk loopt. Als de kolom bezig vol is, begin je niet aan iets nieuws, maar help je eerst iets af te ronden. De Nederlandse vertaling van een bekende kanbanregel vat het samen: stop met beginnen, begin met afwerken.
Kanban is geen projectmethode met een vaste planning en fases. Het is een manier om een bestaand proces beter te laten lopen. Daarom wordt het gebruikt door softwareteams, maar ook door klantenservice, marketing, contentteams, HR en operations.
Waar komt kanban vandaan?
Kanban komt uit de autoindustrie. Volgens Asana ontwikkelde Toyota-ingenieur Taiichi Ohno de methode in de jaren veertig als onderdeel van het Toyota Production System. Het idee was geïnspireerd op supermarkten: die vullen schappen pas bij als een product bijna op is, op basis van wat klanten werkelijk kopen. In de fabriek werden kaarten gebruikt als signaal dat er nieuwe onderdelen nodig waren. Zo werd er niet meer geproduceerd dan nodig, een kernidee van just-in-time productie.
In de jaren 2000 vertaalde David J. Anderson de methode naar softwareontwikkeling en kenniswerk. Daarmee werd kanban een van de bekende agile werkwijzen, naast Scrum.
Hoe werkt een kanbanbord?
Een kanbanbord kan een whiteboard met plakbriefjes zijn of een digitaal bord in een tool. De opbouw is steeds hetzelfde:
- Kolommen staan voor de stappen in het proces. Een eenvoudig bord heeft te doen, bezig en klaar. Een softwareteam gebruikt bijvoorbeeld backlog, klaar voor ontwikkeling, in ontwikkeling, review, testen en live.
- Kaarten staan voor afzonderlijke taken. Op een kaart staan meestal een titel, een eigenaar, een prioriteit en soms een deadline.
- WIP-limieten geven per kolom aan hoeveel kaarten er tegelijk in mogen staan.
- Swimlanes zijn horizontale banen, bijvoorbeeld per team, per klant of voor spoedwerk.
- Het commitmentpunt is het moment waarop het team belooft een taak op te pakken, meestal de overgang van backlog naar de eerste werkkolom.
Een voorbeeld van een bord voor een klein ontwikkelteam:
| Backlog | Klaar om te starten (max. 5) | In ontwikkeling (max. 3) | Review (max. 2) | Testen (max. 2) | Live |
|---|---|---|---|---|---|
| Exportfunctie | Wachtwoord vergeten | Nieuwe rapportage | Filter op status | Koppeling boekhouding | Inlogpagina |
| Donkere modus | Melding bij nieuwe aanvraag | Foutmelding formulier | Klantoverzicht |
Wat zijn WIP-limieten?
WIP staat voor work in progress, werk in uitvoering. Een WIP-limiet is het maximale aantal taken dat tegelijk in een kolom mag staan. Volgens Asana dwingt dat een team om eerst bestaand werk af te ronden voordat er nieuw werk start, wat de focus verbetert en de doorlooptijd verkort.
Atlassian geeft als voorbeeld een limiet van twee op de stap codebeoordeling. Staan daar al twee taken, dan pakt een ontwikkelaar eerst een review op in plaats van aan nieuwe code te beginnen. Zo wordt een knelpunt meteen zichtbaar en opgelost, in plaats van dat er een stapel half werk ontstaat.
Er is een rekenkundig verband dat uitlegt waarom dit werkt. Volgens de wet van Little is de gemiddelde doorlooptijd gelijk aan het werk in uitvoering gedeeld door de doorvoer. Wie meer tegelijk oppakt zonder sneller te werken, zorgt er dus voor dat elke taak langer onderweg is.
Atlassian adviseert om limieten te kiezen die passen bij de werkelijke capaciteit van het team en ze aan te passen als dat nodig is.
De principes en praktijken van kanban
Asana noemt vier principes voor het invoeren van kanban:
- Begin met wat je nu doet. Kanban vraagt geen grote reorganisatie.
- Streef naar kleine, geleidelijke veranderingen. Verbeter stap voor stap.
- Respecteer bestaande rollen en verantwoordelijkheden.
- Stimuleer leiderschap op alle niveaus. Verbeterideeën kunnen van iedereen komen.
Daarnaast zijn er praktijken die je dagelijks toepast:
- Visualiseer de workflow op een bord.
- Beperk het werk in uitvoering met WIP-limieten.
- Stuur op doorstroom en zoek naar plekken waar werk blijft liggen.
- Maak afspraken expliciet, bijvoorbeeld wanneer een taak klaar is voor de volgende stap.
- Zorg voor feedback, zoals een korte dagelijkse afstemming bij het bord.
- Verbeter continu op basis van wat je meet.
Welke cijfers gebruik je bij kanban?
Kanban draait om doorstroom, dus meet je hoe snel en hoe voorspelbaar werk door het proces gaat. Atlassian en Adobe noemen deze maatstaven:
| Maatstaf | Wat het meet |
|---|---|
| Doorlooptijd (lead time) | De tijd van aanvraag tot oplevering |
| Cyclustijd (cycle time) | De tijd vanaf het moment dat het werk start tot het af is |
| Doorvoer (throughput) | Hoeveel taken er per week of maand worden afgerond |
| Leverbetrouwbaarheid | Hoe vaak werk op de afgesproken tijd klaar is |
| Cumulatief stroomdiagram | Hoeveel taken er per status zitten, zodat opstoppingen zichtbaar worden |
Je hoeft niet met alle cijfers tegelijk te beginnen. Alleen al bijhouden wanneer een kaart start en wanneer hij klaar is, geeft veel inzicht.
Wat is het verschil tussen kanban en Scrum?
| Kanban | Scrum | |
|---|---|---|
| Ritme | Continue stroom | Sprints van vaste lengte, vaak twee tot vier weken |
| Rollen | Geen verplichte rollen | Product owner, Scrum master en ontwikkelteam |
| Wijzigingen | Op elk moment mogelijk | Niet tijdens een lopende sprint |
| Belangrijkste maatstaf | Cyclustijd en doorvoer | Snelheid per sprint |
| Planning | Op het moment dat er capaciteit is | Aan het begin van elke sprint |
| Past bij | Doorlopend werk met wisselende prioriteiten | Projecten met een duidelijk doel per periode |
Volgens Asana past kanban goed bij continu binnenkomend werk, zoals klantenservice of contentproductie. Teams die elementen van beide willen gebruiken, werken soms met een mengvorm die Scrumban wordt genoemd.
Een kanbanbord opzetten in stappen
- Breng het huidige proces in kaart. Schrijf op welke stappen een taak nu doorloopt, van binnenkomst tot klaar. Gebruik de echte stappen, niet hoe het volgens de procesbeschrijving zou moeten.
- Maak van elke stap een kolom. Houd het eenvoudig. Vijf of zes kolommen zijn meestal genoeg.
- Zet al het lopende werk op het bord. Ook de taken die al weken stilliggen. Juist die vertellen veel.
- Spreek per kolom af wanneer iets klaar is. Bijvoorbeeld: een taak mag pas naar testen als de code is beoordeeld.
- Stel WIP-limieten in. Begin met een ruime limiet en verlaag die als het team eraan gewend is.
- Kijk regelmatig samen naar het bord. Een korte afstemming van tien minuten bij het bord volstaat vaak. Begin rechts, bij het werk dat bijna af is.
- Meet en verbeter. Houd bij hoe lang taken onderweg zijn en bespreek af en toe waar het werk blijft hangen.
Kanban buiten softwareontwikkeling
Kanban is in de fabriek begonnen en via softwareteams in veel andere afdelingen terechtgekomen. Een paar voorbeelden van kolommen:
| Team | Mogelijke kolommen |
|---|---|
| Klantenservice | Nieuw, in behandeling, wacht op klant, opgelost |
| Marketing en content | Idee, in voorbereiding, ter controle, ingepland, gepubliceerd |
| Verkoop | Lead, contact gehad, offerte verstuurd, onderhandeling, gewonnen of verloren |
| HR | Vacature open, sollicitaties, gesprekken, aanbod, gestart |
| Inkoop | Aanvraag, offerte opgevraagd, besteld, geleverd, gefactureerd |
In al deze voorbeelden helpt hetzelfde principe: als één kolom vol loopt, zie je direct waar extra aandacht nodig is.
Persoonlijk kanban
Kanban werkt ook voor één persoon. Een persoonlijk bord met drie kolommen, te doen, bezig en klaar, en een limiet van twee of drie taken tegelijk, helpt om minder te schakelen en meer af te maken. Het principe blijft gelijk: zichtbaar maken wat je doet en bewust kiezen wat je als volgende oppakt.
Voordelen en valkuilen
Voordelen
- Iedereen ziet wat er speelt, zonder statusoverleg.
- Knelpunten worden zichtbaar op het moment dat ze ontstaan.
- Minder tegelijk oppakken betekent minder schakelen tussen taken.
- Je kunt direct beginnen met je huidige proces.
- Prioriteiten kunnen tussentijds veranderen zonder dat een planning in duigen valt.
Valkuilen
- Een bord zonder WIP-limieten. Dan is het een takenlijst met kolommen, geen kanban.
- Te veel kolommen. Elke extra stap maakt het bord minder overzichtelijk.
- Kaarten die blijven hangen. Zonder afspraken over wanneer iets door mag, staat werk wekenlang in review.
- Geen eigenaar per kaart. Dan voelt niemand zich verantwoordelijk voor de volgende stap.
- Het bord niet bijhouden. Een bord dat niet klopt met de werkelijkheid, wordt snel genegeerd.
Kanban in software en tools
Digitale kanbanborden zitten in veel projecttools, zoals Trello, Jira, Asana, monday en ClickUp. Ook in een eigen applicatie is het principe goed bruikbaar. Een overzicht van aanvragen, offertes of opdrachten per status is in feite een kanbanbord. Het werkt het best als de kolommen precies de stappen van het echte proces volgen en als duidelijk is wie bij elke stap aan zet is.
Wat betekent dit voor jouw project?
Bij een nieuw proces stel ik dezelfde vraag die achter een kanbanbord zit: wat komt binnen, wie moet ermee verder en welke informatie heeft die persoon nodig? De kolommen van een bord zijn eigenlijk de antwoorden op die vraag.
In Leadooo, mijn eigen kleine CRM-app voor leads, offertes, vervolgacties en een vandaagoverzicht, zit een onderscheid dat bij kanban vaak ontbreekt. Een status vertelt waar iets staat, een geplande actie helpt bepalen wat er moet gebeuren. Een kaart in de kolom offerte verstuurd zegt nog niet wie wanneer opvolgt. Ook in mijn interne contentstudio zijn voorbereid, ingepland en gepubliceerd bewust verschillende statussen, omdat elke status iets anders betekent voor wat er daarna gebeurt.
Vraag? Werk je met een bord of lijst waarin taken blijven hangen? Stuur me hoe het proces nu loopt en wie ermee werkt. Dan kijken we in ongeveer twintig minuten waar een logische eerste stap ligt. Lees meer over een webapplicatie ontwikkelen.
Veelgestelde vragen over kanban
Wat is kanban in het kort?
Kanban is een methode om werk zichtbaar te maken op een bord met kolommen voor de stappen in een proces en kaarten voor de taken. Door het aantal taken per stap te beperken, rondt een team eerst lopend werk af voordat het nieuw werk start.
Wat is een kanbanbord?
Een kanbanbord is een fysiek of digitaal bord met kolommen, zoals te doen, bezig en klaar, waarop taken als kaarten van links naar rechts schuiven. Vaak geeft elke kolom ook aan hoeveel taken er tegelijk in mogen staan.
Wat is het verschil tussen kanban en Scrum?
Kanban werkt met een continue stroom van werk zonder vaste sprints of verplichte rollen, en wijzigingen kunnen op elk moment. Scrum werkt in sprints van vaste lengte met vaste rollen, en de inhoud van een lopende sprint verandert niet.
Verwante termen
Scrum · Agile · Sprint · Product backlog · Iteratief ontwikkelen · Watervalmethode · Workflow automatisering
← Terug naar de kennisbank