Wat is een intranet?

Definitie: Een intranet is een afgeschermde online omgeving van een organisatie die alleen toegankelijk is voor eigen medewerkers, bedoeld om informatie te delen, samen te werken en interne processen te ondersteunen. Het werkt met dezelfde technieken als het internet, zoals webpagina’s en een browser, maar met inlog en rechten zodat buitenstaanders er niet bij kunnen.

In het kort

• De naam komt van het Latijnse intra, binnen, en net, kort voor netwerk.
• Een intranet bevat meestal nieuws, documenten, beleid, een smoelenboek, een zoekfunctie en koppelingen naar andere bedrijfssoftware.
• Een extranet is vergelijkbaar, maar bedoeld voor externe partijen zoals klanten, leveranciers en partners.
• Bekende pakketten zijn Microsoft SharePoint, Jostle en Igloo. De meeste rekenen per gebruiker per maand.

Wat is intranet?

Een intranet is het interne online platform van een organisatie. Medewerkers loggen in en vinden er de informatie en hulpmiddelen die ze voor hun werk nodig hebben: het laatste nieuws, het personeelshandboek, formulieren, contactgegevens van collega’s en documenten van projecten.

Volgens Assembly wijst de naam op het gesloten karakter: intra betekent binnen. Alleen geautoriseerde mensen binnen de organisatie kunnen het gebruiken. Techterms merkt op dat internet met een hoofdletter wordt geschreven omdat er maar één is, terwijl intranet een kleine letter krijgt omdat elke organisatie haar eigen intranet kan hebben.

Vroeger draaide een intranet vaak op een server in het eigen kantoor en was het alleen bereikbaar via het lokale netwerk. Tegenwoordig staan de meeste intranetten in de cloud. Medewerkers kunnen dan ook thuis of onderweg inloggen, met een account en vaak tweestapsverificatie.

Waar komt het intranet vandaan?

Intranetten ontstonden in de jaren negentig, toen bedrijven de techniek van het web gingen gebruiken voor interne informatie. LumApps beschrijft hoe ze lange tijd vooral dienden als digitale archiefkast: een plek om documenten en mededelingen neer te zetten. Moderne intranetten zijn interactiever, met persoonlijke nieuwsfeeds, reacties, chat, zoeken over meerdere bronnen en koppelingen met andere software.

Wat staat er op een intranet?

ClickUp noemt daarnaast een content management systeem om pagina’s te beheren, integratie met ERP- en CRM-systemen, organigrammen en een centrale bestandsopslag als typische functies.

Wat is het verschil tussen intranet, extranet en internet?

Softr legt het verschil vooral bij de rechten. Een intranet werkt met rollen binnen de organisatie, zoals medewerker, leidinggevende en HR. Een extranet gaat verder: elke externe partij mag alleen haar eigen gegevens zien, bijvoorbeeld de facturen van één leverancier of de projecten van één klant. Een klantportaal is dus een vorm van extranet.

Voorbeelden van een intranet

• Personeelsportaal. Medewerkers vinden het handboek, vragen verlof aan en lezen het nieuws van de directie.
• Onboardingomgeving. Een nieuwe medewerker doorloopt stap voor stap de informatie en taken van de eerste weken.
• Kennisbank voor de servicedesk. Medewerkers zoeken antwoorden op klantvragen en procedures.
• Projectomgeving. Teams delen documenten, planning en besluiten per project.
• Locatie-informatie. Een organisatie met meerdere vestigingen deelt per locatie roosters, contactpersonen en mededelingen.

LumApps noemt voorbeelden van grote organisaties, zoals het uitzendbureau Randstad in Frankrijk met ongeveer 4.800 medewerkers en de industriële groep Imerys met meer dan 16.000 medewerkers op 250 locaties.

Intranet voor medewerkers zonder bureau

Veel intranetten zijn ingericht voor kantoorpersoneel achter een computer. Een groot deel van de medewerkers in bijvoorbeeld de bouw, zorg, logistiek, retail en installatietechniek werkt echter op locatie, met alleen een telefoon. Voor hen moet een intranet anders werken:

• Mobiel eerst. De belangrijkste informatie moet op een klein scherm leesbaar zijn, zonder inzoomen.
• Kort en concreet. Een rooster, een werkinstructie of een melding, geen lange nieuwsartikelen.
• Snel inloggen. Een ingewikkelde inlogprocedure voor elke korte vraag werkt averechts.
• Meldingen met mate. Alleen berichten die er voor die persoon echt toe doen.

Wat zijn de voordelen van een intranet?

• Eén plek voor informatie. Medewerkers hoeven niet in mail, gedeelde mappen en chatgesprekken te zoeken.
• Minder e-mail. Algemene mededelingen staan op één plek in plaats van in tientallen inboxen.
• Actuele informatie. Er is één versie van een procedure of formulier, niet vijf verschillende kopieën.
• Betere onboarding. Nieuwe collega’s vinden zelf hun weg.
• Verbinding. Vooral bij organisaties met meerdere locaties of veel thuiswerk helpt een gedeelde plek voor nieuws en contact.
• Beveiliging. Gevoelige informatie is alleen bereikbaar voor wie dat mag.

Wat kost een intranet?

Techterms merkt op dat sommige intranetoplossingen open source en gratis zijn, maar dat de meeste een maandelijkse vergoeding vragen, meestal afhankelijk van het aantal gebruikers. Daarnaast zijn er kosten voor inrichting, migratie van bestaande documenten, koppelingen met andere software en beheer. Organisaties die al met Microsoft 365 werken, kiezen vaak voor SharePoint, omdat dat in veel abonnementen al zit. Een intranet op maat is duurder in aanschaf, maar kan beter aansluiten op specifieke processen.

Standaardpakket of intranet op maat?

Voor nieuws, documenten en een smoelenboek is een standaardpakket meestal de logische keuze. Maatwerk komt in beeld als het intranet een specifiek werkproces moet ondersteunen, zoals een aanvraagroute met meerdere goedkeuringen, een koppeling met een eigen planningssysteem of overzichten die nergens anders te maken zijn.

Hoe richt je een intranet in?

1. Begin bij de vragen van medewerkers. Wat zoeken ze nu het vaakst, en bij wie vragen ze het? Dat is de basis van de eerste versie.
2. Bepaal de doelgroepen. Kantoorpersoneel, buitendienst, leidinggevenden en nieuwe medewerkers hebben elk andere informatie nodig.
3. Kies een pakket of maatwerk. ClickUp adviseert om de keuze af te stemmen op budget, teamgrootte en communicatiebehoeften.
4. Ruim bestaande documenten op. Zet alleen actuele versies over en archiveer de rest.
5. Regel rechten. Wie mag wat zien, plaatsen en wijzigen? Leg dat vast per rol.
6. Koppel de belangrijkste systemen, zodat het intranet een ingang wordt en geen extra plek.
7. Wijs eigenaren aan per onderdeel, met een vaste afspraak over hoe vaak content wordt nagelopen.
8. Betrek medewerkers bij het testen en blijf feedback verzamelen na de lancering.

Intranet en beveiliging

Een intranet bevat vaak gevoelige informatie: personeelsgegevens, interne besluiten, financiële overzichten en klantinformatie. Volgens Techterms wordt een intranet dat alleen binnen het lokale netwerk bereikbaar is als het veiligst beschouwd, omdat het niet reageert op verzoeken van buiten. Een intranet in de cloud vraagt daarom om extra maatregelen:

• Inloggen met een zakelijk account, bij voorkeur via de bestaande accounts van de organisatie.
• Tweestapsverificatie voor toegang van buiten kantoor.
• Rechten per rol, zodat bijvoorbeeld salarisinformatie alleen zichtbaar is voor HR.
• Accounts direct afsluiten als iemand uit dienst gaat.
• Afspraken over opslaglocatie en een verwerkersovereenkomst met de leverancier.

Hoe meet je of een intranet werkt?

Een intranet is geslaagd als medewerkers er sneller vinden wat ze zoeken. Een paar signalen helpen om dat te volgen:

• Hoeveel medewerkers loggen wekelijks in?
• Welke zoekopdrachten leveren geen resultaat op?
• Welke pagina’s worden het meest bekeken, en welke nooit?
• Komen er minder interne vragen binnen bij HR, IT of het secretariaat?
• Wat zeggen nieuwe medewerkers na hun eerste maand?

Gebruik die signalen om het intranet bij te sturen: pagina’s die niemand bekijkt kunnen weg, zoekopdrachten zonder resultaat wijzen op ontbrekende informatie.

Veelgemaakte fouten bij een intranet

• Geen eigenaar. Zonder iemand die content bijhoudt, raakt het intranet snel verouderd en verliest het vertrouwen.
• Alles erop zetten. Een intranet met honderden pagina’s maakt het belangrijkste moeilijk te vinden.
• Beginnen bij de structuur van de organisatie. Medewerkers zoeken op taak, niet op afdeling.
• Slechte zoekfunctie. Als zoeken niet werkt, vragen mensen het weer aan een collega.
• Niet mobiel. Medewerkers zonder bureau, zoals monteurs of zorgmedewerkers, moeten het ook op hun telefoon kunnen gebruiken.
• Geen koppeling met dagelijkse tools. Een intranet naast alle andere systemen wordt een extra plek om te checken in plaats van een centrale ingang.

Wat betekent dit voor jouw project?

Bij een nieuw idee onderzoek ik eerst of een bestaand pakket, een koppeling of maatwerk het beste past. Voor de meeste intranetten is een standaardpakket een prima start. Maatwerk is vooral logisch voor het deel waar een specifiek proces doorheen loopt.

Daarbij kijk ik naar de vragen die bij TaskZen centraal staan, een klant- en werkomgeving met klantberichten en een leadwidget met opvolging: wie ziet een bericht, wie moet reageren, welke gegevens zijn actueel en hoe merkt de gebruiker dat iets aandacht vraagt? Die vragen gelden voor een intranet net zo goed als voor een klantportaal.

Wat komt binnen, wie moet ermee verder en welke informatie heeft die persoon nodig? Als dat helder is, zie je ook welk deel van het intranet gewoon informatie is en welk deel een werkproces.

Vraag? Welke interne aanvraag of informatiestroom kost bij jullie steeds opnieuw tijd? Stuur me hoe het nu gaat en wie ermee werkt. Dan kijken we in ongeveer twintig minuten waar een logische eerste stap ligt.

Veelgestelde vragen over intranet

Wat is een intranet in simpele woorden?

Een intranet is een afgeschermde website van een organisatie die alleen medewerkers kunnen gebruiken. Ze vinden er nieuws, documenten, contactgegevens en hulpmiddelen voor hun werk.

Wat is het verschil tussen intranet en extranet?

Een intranet is alleen bedoeld voor eigen medewerkers. Een extranet geeft ook externe partijen, zoals klanten, leveranciers of partners, beperkte toegang tot een deel van de informatie en systemen van een organisatie.

Is SharePoint een intranet?

SharePoint is software van Microsoft waarmee organisaties een intranet kunnen bouwen. Veel bedrijven die met Microsoft 365 werken, gebruiken SharePoint voor hun interne nieuws, documenten en teamsites.

Verwante termen

Klantportaal · Interne tool · Backoffice-systeem · Bedrijfsapplicatie · Maatwerk software · Build vs buy