Definitie: Zapier is een online no-code platform waarmee je webapplicaties aan elkaar koppelt en terugkerende taken automatiseert, zonder te programmeren. Een automatisering heet een Zap: een gebeurtenis in de ene app (de trigger) start automatisch een of meer acties in andere apps.
In het kort
- Zapier is in 2011 opgericht door Wade Foster, Bryan Helmig en Mike Knoop en werd in 2012 gelanceerd.
- Volgens Wikipedia ondersteunt Zapier meer dan 9.000 webapplicaties, van Gmail en Slack tot CRM- en boekhoudpakketten.
- Er is een gratis versie; volgens Capterra beginnen betaalde abonnementen rond 30 dollar per maand, en de prijs stijgt met het aantal taken.
- Bekende alternatieven zijn Make, n8n en IFTTT, en voor complexe processen een maatwerk API-koppeling.
Wat is Zapier?
Veel bedrijven werken met tientallen losse apps: een websiteformulier, een CRM, een mailprogramma, een boekhoudpakket en een chatomgeving. Gegevens moeten vaak van de ene naar de andere app, en dat gebeurt nog met kopiëren en plakken. Zapier verbindt die apps, zodat het overzetten automatisch gaat.
Het bedrijf begon volgens Wikipedia in 2011 als zijproject in Columbia, Missouri, doorliep het Y Combinator-programma en werkt sinds de oprichting volledig op afstand. Het hoofdkantoor staat in San Francisco. Inmiddels heeft Zapier ook AI-functies toegevoegd, zoals Zapier Copilot, waarmee je een automatisering in gewone taal kunt beschrijven.
Hoe werkt Zapier?
Een Zap bestaat uit twee onderdelen:
- Trigger. De gebeurtenis die de Zap start, zoals een nieuw formulierbericht, een nieuwe deal in het CRM of een nieuwe rij in een spreadsheet.
- Actie. Wat er daarna gebeurt, zoals een contact aanmaken, een bericht sturen in Slack of een bestand opslaan.
Pipedrive geeft als voorbeeld een Zap waarbij een nieuwe deal in Pipedrive automatisch een bestand aan die deal toevoegt. Een Zap kan ook uit meerdere stappen bestaan, met filters, vertragingen en voorwaarden. Pigment noemt het voorbeeld van één klantreactie die een bedankmail, een teammelding en een update van statistieken in gang zet.
Voorbeelden van Zaps
| Trigger | Actie |
|---|---|
| Nieuw contactformulier op de website | Lead aanmaken in het CRM en melding in Slack |
| Nieuwe betaling binnen | Factuur aanmaken in het boekhoudpakket |
| Nieuwe afspraak in de agenda | Bevestiging per e-mail sturen |
| Nieuwe rij in Google Sheets | Taak aanmaken in de projectsoftware |
| Nieuwe bijlage in de mailbox | Bestand opslaan in de juiste map |
Wat kost Zapier?
Zapier rekent per taak: elke uitgevoerde actie telt mee. Er is een gratis versie voor eenvoudige automatiseringen. Capterra noemt een beginprijs van 29,99 dollar per maand; Monkeyvision noemt een Starter-abonnement van ongeveer 20 euro per maand. Reviewers op Capterra melden dat de kosten snel oplopen bij meerstapsautomatiseringen en veel gekoppelde apps. Volgens Monkeyvision is een ontwikkelaar vaak voordeliger bij meer dan 50.000 acties per maand. Controleer altijd de actuele prijspagina.
Zapier alternatief: Make, n8n of maatwerk?
| Zapier | Make | n8n | Maatwerk koppeling | |
|---|---|---|---|---|
| Instap | Zeer laagdrempelig | Iets steilere leercurve | Technischer | Ontwikkelaar nodig |
| Aantal koppelingen | Zeer groot | Groot | Groot, plus eigen code | Precies wat nodig is |
| Kosten bij groei | Lopen snel op per taak | Meestal lager per handeling | Zelf hosten mogelijk | Ontwikkeling vooraf, weinig kosten per handeling |
| Hosting | Cloud van Zapier | Cloud van Make | Cloud of eigen server | Eigen keuze |
| Geschikt voor | Snelle, eenvoudige koppelingen | Uitgebreidere flows | Teams die controle willen | Kernprocessen en grote volumes |
IFTTT is een eenvoudiger alternatief, vooral voor persoonlijke automatiseringen.
Voordelen en nadelen van Zapier
Voordelen
- Snel resultaat zonder programmeren.
- Zeer veel kant-en-klare koppelingen.
- Overzicht van uitgevoerde Zaps en foutmeldingen.
Nadelen
- Kosten stijgen met het volume.
- Complexe logica wordt snel onoverzichtelijk.
- Gegevens lopen via de servers van Zapier, wat aandacht vraagt bij privacy.
- Een wijziging in een gekoppelde app kan een Zap stilletjes laten stoppen.
Een Zap opzetten en beheren
- Kies één concrete handeling die nu met de hand gebeurt, zoals een formulierbericht overtypen in het CRM.
- Verbind de apps met je account en geef Zapier toestemming.
- Stel de trigger en de actie in en bepaal welke velden worden overgenomen.
- Test met echte gegevens en controleer het resultaat in de doelapp.
- Zet foutmeldingen aan, zodat je merkt als een Zap stopt.
- Geef elke Zap een eigenaar en een duidelijke naam, zodat later duidelijk is wat hij doet en wie hem oplost als iets misgaat.
Houd een korte lijst bij van alle actieve Zaps. Na een jaar hebben veel bedrijven er tientallen, en zonder overzicht weet niemand meer welke koppeling welk gegeven verplaatst.
Wat betekent dit voor jouw project?
Bij een nieuw idee onderzoek ik eerst of een bestaand pakket, een koppeling of maatwerk het beste past. Een tool als Zapier is vaak een prima eerste stap. Ik kijk daarbij analytisch naar het proces: wat komt binnen, wie moet ermee verder en welke informatie heeft die persoon nodig? Is dat helder, dan is de koppeling meestal het eenvoudige deel. Groeit het aantal stappen en uitzonderingen, dan is het tijd om opnieuw te kijken of een eigen koppeling of applicatie beter past.
Vraag? Welk proces kost bij jullie steeds opnieuw tijd of afstemming? Stuur me hoe het nu gaat en wie ermee werkt. Dan kijken we in ongeveer twintig minuten waar een logische eerste stap ligt.
Veelgestelde vragen over Zapier
Wat doet Zapier?
Zapier koppelt webapplicaties aan elkaar en automatiseert taken. Een gebeurtenis in de ene app, zoals een nieuw formulierbericht, start automatisch een actie in een andere app, zoals een nieuw contact in het CRM.
Is Zapier gratis?
Zapier heeft een gratis versie met beperkte taken en functies. Voor meerstapsautomatiseringen en meer taken per maand is een betaald abonnement nodig.
Wat is een goed alternatief voor Zapier?
Bekende alternatieven zijn Make, n8n en IFTTT. Make biedt uitgebreidere flows, n8n kun je zelf hosten, en voor complexe processen of grote volumes is een maatwerk API-koppeling een optie.
Verwante termen
n8n · Make · Workflow automatisering · API-koppeling · No-code · Webhook
← Terug naar de kennisbank